Weg met het papier



De digitale ontwikkeling zorgt ervoor dat er in toenemende mate minder papier wordt geprint en verstuurd. Digitalisering verhoogt de kwaliteit en snelheid van gegevensvastlegging, handmatige verwerking blijft vaak achterwege en controles op de juistheid en volledigheid kunnen makkelijker geautomatiseerd plaats vinden. Hiermee dalen de kosten van het samenstellen, uitwisselen en verwerken van de gegevens sterk en draagt digitalisering bij aaneen betere samenwerking. Elektronisch factureren of e-factureren en betalen is een proces waarbij deze effecten  al snel merkbaar zijn. E-factureren is het proces van het elektronisch verzenden van een factuur, die vervolgens elektronisch kan worden verwerkt en opgeslagen. Door het gebruik van technologie is het mogelijk om het hele proces van de ontvangst van de factuur tot en met het aanmaken van de betalingsopdracht digitaal te laten verlopen. Er zijn al woningcorporaties die het factuurproces digitaal laten verlopen. In dit artikel beschrijven wij niet alleen de voordelen van deze ontwikkelingen, maar beschrijven wij ook de gevolgen voor de administratie van een onderneming en de btw-heffing.

Voordelen

Naast tijdwinst zijn er besparingen op verwerkings- en verzendkosten, zoals papier, enveloppen, postzegels, drukwerk en cartridges. Maar bij elektronisch factureren gaat het nog veel verder. Papieren facturen houden tot wel twee keer meer energieverbruik en CO2-uitstoot in, niet alleen door de papieren factuur zelf,  maar ook door het gebruik van de enveloppen en het bezorgen ervan. Door het digitaliseren van de factuurstroom realiseert u een systeem dat eenvoudig kan bijhouden   wanneer een factuur verstuurd is, hoeveel dagen een factuur al uitstaat en na hoeveel dagen een klant betaalt, et cetera. U kunt direct zien wat het totaalbedrag is aan uitstaande facturen. Hiermee krijgt u meer inzicht in uw facturatieproces en meer controle over hoe u de facturen afhandelt.

Wettelijke eisen aan facturen en de btw administratie

Iedere btw ondernemer heeft een algemene plicht tot het voeren van een administratie en deze moet voor de btw ook aan een aantal bijzondere administratieve vereisten voldoen. De wetgever en de Belastingdienst stellen vanaf februari 2009 geen extra eisen meer aan het elektronisch factureren. Het factureringsproces moet passen binnen de grenzen van de wet die ook gelden voor de traditionele papieren facturen. De Belastingdienst schrijft op haar site dat een ondernemer zelfs elektronisch kan factureren binnen de hele Europese Unie en dat de Belastingdienst niet hoeft te worden bericht dat de corporatie voortaan elektronisch wil factureren.

In grote lijnen zijn de eisen die aan factuur worden gesteld:

  • De wettelijk verplichte gegevens moeten op de factuur  worden vermeld;
  • Duidelijk moet zijn dat de factuur is verzonden door de afzender zonder aanpassingen;
  • Controle van de e-factuur door de  Belastingdienst moet mogelijk zijn.

Extra voorwaarde bij een e-factuur:

  • De afnemer moet akkoord gaan met de elektronische factuur, de klant mag de elektronische factuur weigeren als hij de factuur niet elektronisch wil ontvangen.

Na afloop van een aangiftetijdvak moet een ondernemer vast kunnen stellen hoeveel btw hij in dat tijdvak verschuldigd is en hoeveel btw hij in dat tijdvak als voorbelasting kan aftrekken. Voor het berekenen van de te voldoen en terug te vragen btw is het van belang op welk tijdstip de ondernemer ofwel de factuur aan zijn afnemer heeft uitgereikt ofwel de vergoeding heeft ontvangen. De btw die aan een ondernemer op factuur in rekening wordt gebracht, wordt als voorbelasting afgetrokken in het aangiftetijdvak waarin deze btw in rekening is gebracht.

Bewaarplicht

Iedere ondernemer moet alle fiscaal relevante gegevens zeven jaar bewaren. Dit geldt ook voor gegevens die digitaal zijn vastgelegd, bijvoorbeeld op cd-roms, dvd’s, usb-sticks en smartphones. Ook e-mails kunnen fiscaal relevante gegevens bevatten. Denk hierbij aan facturen, orders, contracten en offertes. Let bij systeemveranderingen of softwarewijzigingen erop dat oude e-mails niet verloren gaan. U moet de Belastingdienst duidelijk kunnen maken wat er met de factuur is gebeurd: van uitreiking tot betaling, alsmede archivering van de factuur. Facturen bewaart u in de vorm waarin u ze hebt ontvangen. Bewaar ook de elektronische handtekening als u deze ontvangen hebt. Let er op dat u ook later, bij archivering, de geldigheid van de elektronische handtekening moet kunnen controleren. De authenticiteit van de factuur moet gewaarborgd zijn en daarom kan een Excel-bestand niet gelden als een authentiek document. Het pdf-document van de e-factuur behoort daarmee tot de administratie en moet worden bewaard. Het niet voldoen aan de administratieve verplichtingen is strafbaar en de inspecteur kan in het ergste geval een administratie die niet of niet volledig voldoet, verwerpen en zelf aan de hand van andere gegevens de te betalen btw berekenen. De rechter heeft overigens beslist dat onvolkomenheden in de administratie die van weinig gewicht zijn, niet leiden tot omkering van de bewijslast.

Conclusie

Elektronische verzending van facturen is handig, snel, kostenbesparend, makkelijker te verwerken en te bewaren én beter voor het milieu. Indien u een elektronische factuur ontvangt zonder dat u daarmee heeft ingestemd kan u deze weigeren. De wet vereist immers een aanvaarding van de e-factuur. Kijk dus ook grondig de algemene voorwaarden na van de papieren facturen die u in de toekomst ontvangt en vergewis u ervan dat er geen clausules aan zijn toegevoegd die op e-facturatie betrekking hebben. Overleg met de Belastingdienst over toepassing van dit onderwerp mede in het licht van Horizontaal Toezicht en de transparante wijze van werken die u met de Belastingdienst voorstaat. Uiteraard kunnen wij u daarin begeleiden.

 Colofon

Ed Schwering is als adviseur werkzaam bij EFK Belastingadviseurs, kantoor Alkmaar. Voor meer informatie: info@efkbelastingadviseurs.nl , telefoon 072 53 50 525.

 

Reacties

1 reactie to “Weg met het papier”
  1. Yvonne van Egmond says:

    Mag een klant ook een papieren facuur weigeren en een digitale factuur eisen??

    BvD
    Met vriendelijke groet
    Yvonne

Laat je mening horen!

Laat een reactie achter.
mocht je een afbeelding wensen bij je reactie, klik dan hier gravatar!

Of kies uit nieuws categorieën