Horizontaal Toezicht: Wat is “In control zijn”?



In control zijn is greep hebben op administratieve processen in een organisatie. Een organisatie die in control is, komt bij een controle door de Belastingdienst financieel niet gauw voor verrassingen te staan. Overheden en non-profit organisaties die niet of niet volledig in control zijn, krijgen vaak te maken met onverwachte fiscale correcties en naheffingen. Een situatie die zowel onwenselijke als  voorkomen kan worden. In dit artikel wordt een pragmatische start geschetst om fiscaal in control te komen waarbij een convenant Horizontaal Toezicht als extra bonus kan worden binnen gehaald.

Fiscaliteit meenemen in controleprocessen (waaronder Single Audit)
Fiscalist Bert Nienhuis van EFK Belastingadviseurs: “Wij zeggen: zorg dat fiscaliteit deel uitmaakt van de controleprocessen van de gemeente. Weet wat de fiscale risico’s zijn, dek ze af en zorg dat je fouten in de administratie meteen kunt herstellen. Geen of een onjuiste behandeling van fiscaliteit kan een gemeente namelijk veel geld kosten.”

Belangrijk is de fiscaliteit in controleprocessen te betrekken. Daarbij moeten de mensen niet worden vergeten. Nienhuis: “Als fouten in een geautomatiseerd proces worden ontdekt, moet je je afvragen hoe die fouten zijn ontstaan. Dan kom je soms ook bij mensen terecht. Waarom maken zij die fouten?” Onderdeel van het traject omvat dus ook het opleiden van medewerkers zodat het fiscale bewustzijn in de organisatie wordt vergroot. Nienhuis: “Wil een traject om in control te komen slagen dan moeten de neuzen in een organisatie allemaal dezelfde kant op staan. Er is dus meer nodig dan alleen opleiden.”

Waar te beginnen?
In control komen of een eerste stap naar Horizontaal Toezicht, begint bij EFK Belastingadviseurs meestal met een onderzoek van de financiele vastleggingen in een recent jaar. Dat kan globaal, middels een steekproef van enkele dossiers of uitgebreid via nacalculatie van de hele administratie. En of er nu wel of niet een convenant met de Belastingdienst wordt getekend, dit onderzoek levert altijd voordelen op. Dit kan enerzijds een  financieel voordeel zijn, maar veelal geeft het de organisatie ook meer inzicht in de werking van haar eigen geautomatiseerd systeem.

Het globale onderzoek wordt uitgevoerd aan de hand van een statistische significante steekproef. Deze steekproef hoeft slechts betrekking te hebben op een selectief deel van de organisatie en over een beperkte periode om toch een beeld te krijgen van mogelijke risico’s en kansen op nog te behalen voordelen die er zijn. De toetsing richt zich met name op die delen van organisatie en besluitvormingsprocedures die per direct de meeste fiscale risico’s veroorzaken. Er wordt inzicht verkregen in die gebieden waar de ‘vinger in de dijk’ kan worden gestopt of ‘damage control’ kan worden toegepast. Herkenbare risico’s kunnen zich dan niet bij herhaling blijven voordoen. Denk hierbij aan besluiten met betrekking tot kredietaanvragen, bestekken, subsidies en/of conceptbesluiten. Deze zogenoemde nulmeting geeft onder andere inzicht in:
1. de status van het huidige fiscale bewustzijn binnen de organisatie;
2. de fiscale risico’s die gelopen worden;
3. Wat de minimaal noodzakelijk te bereiken situatie zou moeten zijn;
4. Wat de gewenste (optimale) situatie dient te zijn.

Stapsgewijs
Controle van de labels is de eerst stap in een nacalculatie van een administratie. Er wordt aan de hand van de meeste actuele labellijsten beoordeeld of de labels juist zijn en er worden, indien nodig, correcties aangebracht. De tweede stap is het herijken van het mengpercentage voor de overhead-btw. Vervolgens worden de effecten van de labelwijzigingen en herijking doorgerekend in het laatste boekjaar en andere boekjaren. In deze methodiek worden wijzigingen op het gebied van onder andere belastingwetgeving, die van invloed zijn op de labels, direct getoetst. Bovendien vindt daarna jaarlijks een herijking van de labels plaats.

Voor de nacalculatie wordt de hele administratie van een boekjaar doorgenomen. Als uit een peiljaar blijkt dat een gemeente te weinig btw heeft terugontvangen, kan dit bedrag doorberekend worden naar eerdere boekjaren. EFK Belastingadviseurs kan namens de gemeente tot vijf jaar terug te weinig ontvangen btw terugvragen bij de Belastingdienst. Dat is de termijn van verjaring. De nacalculatie is als onderzoek vergelijkbaar met de btw-controle van de Belastingdienst. Toch is het verstandig om deze nacalculatie door een derde partij te laten verrichten. De Belastingdienst kijkt vrijwel altijd vanuit de btw die in de boeken staat en stelt zichzelf vooral de vraag of er niet te veel btw is geclaimd. Echter, er moet ook gekeken worden of organisaties wel alle btw hebben ontvangen waar zij recht op hebben. De uitkomsten van deze onderzoeken bepalen de volgende stap in het ‘in control’-traject. Nienhuis: “Wij werken in fasen. Elke volgende stap is afhankelijk van de uitkomsten in de voorafgaande fase. De beslissing om een volgende stap te zetten ligt bij onze klanten. We durven de stelling best wel aan dat een paar dossiers in de meeste gevallen leiden tot meer actie.”

Nadelen convenant
In control zijn is niet gelijk aan Horizontaal Toezicht. Horizontaal Toezicht is een omgangsvorm met de Belastingdienst. Daarvoor is ook een zekere mate van in control zijn nodig. Maar een convenant heeft als nadeel dat spelregels rond fiscaliteit veelal door de Belastingdienst worden bepaald. Nienhuis: “Organisaties zullen bij de fiscale behandeling van projecten geneigd de standpunten van zijn Belastingdienst te volgen. Dat beperkt de onderhandelingsruimte bij de behandeling van de fiscaliteit en kan – met name voor omvangrijke projecten – gevolgen hebben voor de bestedingsruimte”.  Verstandiger is gedegen de eigen organisatie fiscaal in te richten, het zogeheten Tax Control Framework, dit af te stemmen met de Belastingdienst en zelf regie te voeren. En of nu begonnen wordt met een nacalculatie van de afgelopen boekjaren of een steekproef, ervaring leert dat beide aanvangsroutes altijd voordeel opleveren voor gemeenten. Aan u de keuze!

Henk Roosendaal, EFK Belastingadviseurs

Laat je mening horen!

Laat een reactie achter.
mocht je een afbeelding wensen bij je reactie, klik dan hier gravatar!

Of kies uit nieuws categorieën