Horizontaal toezicht en e-Dienstverlening



Inleiding
Gemeenten en provincies worden in toenemende mate geconfronteerd met het verschijnsel “Horizontaal Toezicht” en hieraan gerelateerde begrippen als “Tax Control Framework” (hierna: TCF) en “in control zijn”. Inmiddels heeft een aantal van hen een handhavingconvenant gesloten of is al bezig met een TCF. Daarnaast ontstaat vanuit het Nationaal Uitvoeringsprogramma betere Dienstverlening en e-overheid (NUP) urgentie om snel aan de slag te gaan met e-dienstverlening. Maar wat heeft Horizontaal Toezicht en een TCF nu met e-dienstverlening te maken?

Waar hierna het woord gemeente(n) wordt gebruikt worden daaronder evenzeer de provincie(s) verstaan.

Waarom Horizontaal Toezicht?
Het controleren van oude jaren is voor gemeenten uitermate onbevredigend. Doelstelling van zowel de gemeenten als de belastingdienst is immers zoveel mogelijk in de actualiteit te werken. Nog vervelender is het als een controle van de belastingdienst leidt tot een principieel meningsverschil die eigenlijk alleen via inhuur van externe deskundigheid is op te lossen dan wel voor de rechter moet worden uitgevochten. Geschillen die vaak handelen over feiten die vele jaren terug hebben plaatsgevonden. Niet alleen leidt dit tot hoge kosten en langslepende procedures, maar ook tot onzekerheid en onderling wantrouwen.


Zou het niet mooi zijn als de belastingdienst met de gemeenten een relatie kan opbouwen die gebaseerd is op wederzijds vertrouwen? Wij denken van wel. De fiscale handhaving kan dan beperkt blijven tot de gehanteerde controlemechanismen en zich uitsluitend richten op het heden. Horizontaal toezicht sluit bovendien aan bij de ontwikkelingen in de samenleving waar eigen verantwoordelijkheden en regie van onderneming- en overheidsbestuurders scherper worden vastgelegd en geborgd door middel van toezicht. Ondernemingen en overheden moeten naar alle belanghebbenden transparant zijn over de mate waarin zij de bedrijfsdoelstellingen halen en de mate waarin de processen in control zijn. Het primaire uitgangspunt is dan ook dat convenanten worden gesloten met organisaties die hun “Tax Control Framework” op orde hebben.

Het Tax Control Framework (TCF)
Het TCF wordt in de praktijk beschouwd als het raamwerk dat nodig is om de vele fiscale risico’s waaraan organisaties onderworpen zijn te kunnen beheersen en maakt onderdeel uit van het “Business Control Framework”. Een standaard TCF bestaat niet, noch een blauwdruk hiervoor, en algemeen aanvaarde normen ontbreken nog. De belastingdienst en de staatssecretaris van Financiën hebben geen richtlijnen uitgevaardigd. Afhankelijk van de grootte van een gemeente en de mate waarin deze al volgens procesbeschrijvingen werkt is het opstellen van een TCF maatwerk. Gemeenten zullen zelf moeten nadenken hoe het TCF vorm moet krijgen en de mate waarin zij de fiscale risico’s willen beheersen. Daarnaast is een TCF geen op zichzelf staand instrument. Maak als organisatie niet de vergissing in een duur softwarepakket te investeren om een TCF te bouwen dat los staat van reeds bestaande bedrijfsprocessen. Automatiseren is vooralsnog eerst organiseren. Sluit aan bij bestaande bedrijfsprocessen die hun nut hebben bewezen en voeg daar de fiscaliteit aan toe. Vanuit dit kader is het een natuurlijk moment om aansluiting te zoeken bij de (her)ontwerpprocessen die vanuit het NUP worden gestart.

E-dienstverlening
Sinds de inwerkingtreding in 2004 van de Wet Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (WEBV) heeft iedere gemeente een aanvang gemaakt met e-dienstverlening richting de burger. Dit kan variëren van een website waar burgers teksten kunnen lezen en formulieren kunnen downloaden tot een uitgebreid interactief portal met productcatalogi en waar de status van zijn of haar lopende zaken kan worden ingezien. De meeste gemeenten bevinden zich ergens tussen deze twee varianten en werken in hun eigen tempo richting het verder publiekelijk ontsluiten van informatie. In dit complexe en veelomvattende proces worden alle interne werkprocessen beschouwd, eventueel opnieuw ingericht en daar waar nodig ontsloten richting de burger. Onze mening is dat het verstandig is om tegelijkertijd de fiscaliteit in deze bescouwing mee te nemen.

Gezond Boeren Verstand
Horizontaal Toezicht is een kwestie van logisch nadenken en aanhaken bij bestaande ontwikkelingen zoals e-dienstverlening in uw organisatie. Neem daarbij als vertrekpunt de huidige bedrijfsvoering en laat u niet verleiden tot nieuwe en dure pakketten die voor u een heel nieuw begin gaan betekenen. Zoek aansluiting bij de bestaande procesbeschrijving en audits en voeg de fiscale componenten daar aan toe. Werk in twee fasen:

1. De eerste (beheers) fase bestaat uit het inventariseren van de risico’s. Betrek hierbij een specialist die met een frisse en onafhankelijk blik en met kennis van zaken feedback geeft. Vaak kunnen in deze fase al direct forse besparingen worden gerealiseerd of risico’s worden afgedekt.
2. De tweede (beleids) fase is het implementeren in de werkprocessen van de inzichten uit de eerste fase en het maken van gedegen keuzes voor het beleid in de toekomst.

U gaat uw proces zodanig inrichten dat uw organisatie fiscaal in control komt en blijft. Uitgangspunt hierbij is binnen wet- en regelgeving mogelijke varianten te onderkennen. Niet onbelangrijk voor succes is het in een vroeg stadium inventariseren en op peil brengen van de fiscale normen en waarden van management en medewerkers. Er zijn uiteraard niet alleen pluspunten. U dient er rekening mee te houden dat het informeren van de fiscus verder gaat dan de wettelijke verplichtingen en dat het uiteraard ook tijd en geld kost om het proces te monitoren en in te regelen. Uiteraard is het ook mogelijk hetzelfde doel te bereiken zonder een handhavingconvenant te sluiten met de belastingdienst. Het is dus aan u te bepalen of en in welke fase van vorenstaande aanpak u een handhavingconvenant sluit met de belastingdienst. Als het fundament goed is kunnen we op ieder gewenst moment met de belastingdienst aan tafel voor een goed gesprek.

Colofon
EFK Belastingadviseurs is gespecialiseerd in fiscale vraagstukken en strategie voor woningcorporaties, gemeenten en waterschappen. Indien u meer informatie wenst kunt u contact opnemen met Henk Roosendaal op telefoonnummer 072-535 05 25 of stuur een mail naar hroosendaal@efkbelastingadviseurs.nl .

Reacties

1 reactie to “Horizontaal toezicht en e-Dienstverlening”
  1. Jan van de Boom says:

    goede insteek! Inderdaad een goede om het traject horizontaal toezicht te koppelen aan de nieuwe procesbeschrijvingen die we toch hebben te maken ivm de e-dienstverlening.

Laat je mening horen!

Laat een reactie achter.
mocht je een afbeelding wensen bij je reactie, klik dan hier gravatar!

Of kies uit nieuws categorieën