Eenvoudig naar een succesvolle offerte



Een offerte uitbrengen is één, een succesvolle en aantrekkelijke offerte is een heel ander verhaal. BusinessCompleet.nl beschrijft samen met Alex de Jong, senior tender coördinator van DHL, negen punten die in elke offerte moeten staan en geeft zeven tips voor een succesvolle offerte.

In een offerte biedt u uw product of dienst aan aan een potentiële klant. Dit formele stuk brengt u uit op verzoek. De potentiële klant heeft u om de offerte gevraagd. U kunt ervan uitgaan dat hij dat in de meeste gevallen ook doet bij enkele van uw concurrenten. De potentiële klant wil immers bij het maken van zijn keuze verschillende offertes kunnen vergelijken.

Inhoud offerte
De volgende negen punten moeten in elk geval in een offerte staan:
– Aanhef. Uw contactgegevens, de gegevens van de klant, de datum van de offerte en het offertenummer. 
 – Product. Een beschrijving van de producten die u wilt leveren of de diensten die u aanbiedt. U specificeert dit. Bij producten vermeldt u bijvoorbeeld aantallen, afmetingen, kleur, verpakkingsmateriaal et cetera.
– Prijs. De prijs van uw product of dienst kan een vaste prijs zijn of een prijs op basis van nacalculatie door middel van een urendeclaratie. De prijs kan stelposten (schattingen) bevatten. Deze moet u op verzoek van de klant kunnen specificeren.
– Eventuele kortingen. Neem de voordelen en extra’s op die de klant ontvangt als hij met u in zee gaat. Denk hier bijvoorbeeld aan kortingen bij een bepaalde extra afname of een korting bij een kortere betalingstermijn.
– Btw. Bij een offerte naar een Nederlandse klant moet u altijd aangeven of de prijs inclusief of exclusief btw is. Bij een offerte naar een buitenlandse klant brengt u geen btw in rekening.
– Leveringstermijn. Een leveringstermijn van het product ofwel een planning van de werkzaamheden. Geef ook aan onder welke voorwaarden u tijdig kunt leveren (bijvoorbeeld opdrachtverstrekking binnen een bepaalde termijn).
– Voorwaarden. Verwijs naar uw algemene voorwaarden en/of leveringsvoorwaarden.
– Geldigheidsdatum. Geef aan tot wanneer de offerte geldig is.
– Ondertekening. In Nederland is het wettelijk verplicht dat een procuratiehouder van het bedrijf offertes (mede) ondertekend. Een procuratiehouder is een persoon die officieel bevoegd is om namens het bedrijf te handelen. Wie dit namens elk bedrijf zijn, is vastgelegd in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

Zeven tips
Voor het schrijven van een succesvolle, aantrekkelijke offerte kunt u gebruik maken van de volgende zeven tips:

– Wees helder. Klanten, vooral in het mkb, kiezen voor een offerte die ze begrijpen. Bedenk dat u waarschijnlijk zelf de grootste specialist bent in uw -product. U begrijpt wat er staat, maar geldt dat ook voor degene aan wie u de offerte stuurt? Om dit te testen kunt u uw offertes eens laten lezen door een buitenstaander.
– Draai er niet omheen. Zorg ervoor dat de klant goed in de offerte kan lezen wat hij koopt en wat het gaat kosten. Vermijd daar vaagheid bij.
– Som de verschillende voordelen op. Speel in op de verschillende personen en overwegingen die een rol kunnen spelen bij de beslissing. Welke voordelen overtuigen de directeur? En wat zal doorslaggevend zijn voor de mensen die er mee moeten werken? Verleid en overtuig ze door te laten zien dat u hun wensen kunt invullen.
– Houd het kort. De mensen aan wie u de offerte stuurt, hebben het waarschijnlijk druk. Zij hebben geen tijd om lange verhalen te lezen. Maak daarom een korte, heldere offerte en wijd niet teveel uit.
– Gebruik goede taal. Tik-, spel- en taalfouten maken een slordige indruk. De lezer kan vermoeden dat u ook zo omgaat met uw producten, afspraken en leveringen. Zorg dat het taalgebruik in uw offerte goed is, zowel wanneer u uw offerte in het Nederlands schrijft als wanneer u dat omwille van de buitenlandse prospect in een andere taal doet.
– Laat de offerte er goed uit zien. Een overzichtelijke, professionele opmaak geeft uw offerte meer kans.
– Eisen in het buitenland. In andere landen zijn er ongeschreven en wettelijke bepalingen van kracht omtrent de inhoud, geldigheid en acceptatie van offertes. Soms wijken die af van de regels in Nederland. Als u een offerte naar het buitenland verstuurt, stel u dan vooraf op de hoogte van de regels in het betreffende land. 

Bron: BusinessCompleet.nl

Laat je mening horen!

Laat een reactie achter.
mocht je een afbeelding wensen bij je reactie, klik dan hier gravatar!

Of kies uit nieuws categorieën